Filtres, dossiers et Libellés avec Gmail : LE tuto

Tuto que vous attendiez toutes avec impatience : Quand j'ai dit qu'on pouvait customiser les couleurs des labels (libellés), certaines d'entre vous ont exprimé vigoureusement leur envie d'apprendre à mettre les messages dans les petits dossiers.

Chose promise, chose due, voilà comment faut faire :

Les Labels (ce que Gmail appelle en français les libellés et qui sont en fait des dossiers).
Pour les gérer, rien de plus facile, vous allez dans Settings> Labels. Et là vous pouvez créer un nouveau, renommer ou supprimer.

Faire un dossier c'est bien joli mais si on met rien dedans ça sert à rien. S'il faut mettre à la main chaque mail qu'on reçoit (en cliquant sur "Move to label"), c'est un peu relou quand même.

Heureusement les filtres sont là pour vous.

2 solutions :
1) vous recevez un mail et vous vous dites "J'aimerais bien que les mails comme ça, aillent se ranger tout seuls". Vous cliquez sur More Actions>Filter Messages like these, et vous arrivez là :

L'intéret de cette solution, c'est que tout est prérempli, ya plus qu'à
cliquer sur "next step"

• cochez "Skip the inbox" pour qu'ils aillent se ranger directement sans passer par la boite de réception
• cochez "Apply the label" et choisissez dans le menu déroulant le label concerné ou en créer un nouveau en même temps.
  
• cocher "Also apply filter to 2 conversations below" si vous voulez ranger les mails arrivés avant que vous ayez eu cette brillante idée ou ce brillant tuto.

2) un jour de ménage, vous vous dites : "ce serait bien que les offres d'emploi arrivent direct dans un dossier "emploi", que les pubs arrivent direct dans un dossier "pub" etc.

Prenons comme exemple Facebook et toutes ses notifications qu'on n'a pas envie d'avoir sous le nez toute la journée.

• Allez dans Settings > Filters
• En bas, cliquez sur "Create a new filter"
• Je me sers toujours de l'expéditeur pour filtrer, mais vous pouvez en créer à partir d'un mot-clé de l'objet ou autre. Dans From, écrivez Facebook
• Cliquez sur Test Search pour vérifier qu'il comprend ce que vous dites
• Puis sur Next Step
• Cochez Skip the Inbox et Apply to Label, choisir ou créer le dossier "Facebook"
• Apply to the 900 conversations below (facebook m'écrit beaucoup)
• Create Filter
• Et voilà

Pour info :

• Pour que mes commentaires de blog aillent direct dans un dossier, j'ai fait un filtre from : blogger et un filtre from : wordpress (pour mes deux blogs)
• Pour que les offres d'emploi arrivent direct dans leur dossier, j'ai fait autant de filtres que j'avais d'alertes emploi (from : anpe.fr, from : la bourse à l'emploi). J'aurais surement pu faire une équation de recherche et un seul filtre, mais ça m'a gonflée.

Pour les couleurs :
Elles sont apparues toutes seules le jour où j'ai basculé mon Gmail en EnglishUS. Pour les changer, y a qu'à cliquer dessus:

Voilou, j'espère que vous avez tout bien compris. Et aujourd'hui, j'en ai fait avec Outlook au travail. C'est moins drôle, moins rose, mais tout aussi efficace.

Je fais mumuse avec Gmail : labels

Les labels mais pas que en fait. J'ai découvert deux-trois trucs en même temps.

Dimanche matin, V. m'envoie un mail pour savoir si je ne m'étouffe pas de stress devant le match de Federer :

Si vous regardez bien, et que vous zoomer avec vos zyeux, vous pouvez voir à côté de mon nom : "Yes this is you". J'ai d'abord cru que Gmail était devenu tebê à me dire que oui, je suis bien moi-même.
En fait non. Gmail est un génie. Mon adresse mail est en prénomnom@gmail.com tout attaché. V. a écrit prénom.nom@gmail.com. Dans son petit cerveau, Google s'est dit que ça devait être la même personne. Et il avait raison. En gros, don't panic, Google vous retrouvera partout. Normal, me direz vous, il lit bien vos mails. Bref.


Autre chose maintenant : Les labels (les petits dossiers pour classer ses mails). Le truc fantastique quand on l'associe à un filtre.

L'autre jour, je trouvais que les boutons en haut des mails avaient pris une meilleure tronche. Aujourd'hui, en cliquant sur le "Do more with labels" qui clignotait en haut, j'ai compris pourquoi.
Maintenant pour classer un mail, ça prend deux minutes : il suffit de cliquer sur "Move to" (pour le virer de la boite de reception) ou sur Labels (pour le garder aussi dans la boite de reception) et hop magie, tous vos petits dossiers se déroulent. Ya plus qu'à choisir.

Et même, si on a trop de dossiers, et que les couleurs prédéfinies ne nous suffisent plus, ou ne nous plaisent plus, si on veut faire un dégradé de roses, on peut customiser les couleurs. Dans Settings>Labs, comme d'ab.

Pendant que j'y étais, j'ai enable la picture dans le chat. ça m'évitera de me tromper de fenêtre, particulièrement quand je médis ou que je ragotte.

Et Gmail peut surement sonner pour me prévenir que je vais être en retard, voire tout interrompre pour me forcer à partir, mais j'ai pas encore trouvé.
J'attends aussi qu'il apprenne à faire les tartines de nutella.

Je fais mumuse avec Gmail, épisode euh 6?

Pas vraiment une astuce, plutôt une drôlerie : les stickers gmail. Mon ordinateur n'a déjà plus un endroit de gris (sa couleur d'origine), tellement il est recouvert d'autocollants en tout genre. Mais les stickers gmail sont top. Enfin pas tous, mais presque.

J'adore l'enveloppe pailletée. Et surtout, surtout, les raccourcis clavier à coller sur les touches. Même si je connais ceux qui me sont vraiment utiles et que ça ne m'empêchera pas d'envoyer un message sans le faire exprès, alors que je suis encore en train de le rédiger, en appuyant sur je ne sais quoi. Evidemment quand on veut le faire exprès on n'y arrive plus.

Comment faire pour les avoir? C'est ici que ça se passe, mais comme je regarde Gossip Girl en VO et que je suis sympa, je vous la fait en french.

1. Ecrivez votre nom et votre adresse sur une enveloppe (jusque là, ça va)
2. Timbrez la pour un trajet Etats-Unis > Chez vous (là vous allez vous marrer derrière les mamies à la Poste)
3. Mettez-là dans une autre enveloppe, avec un mot d'amour à Gmail si vous voulez.
4. Sur cette enveloppe là, mettez un timbre pour le trajet chez vous > Etats Unis (pour une fois, les mamies attendront pendant que vous vous escrimez sur la machine à affranchir)
5. Expédiez le tout à l'adresse suivante :
Send me some Gmail stickers already
P.O. Box 391420
Mountain View, CA 94039-1420
6. Attendez que vos stickers arrivent.

Et voilà. Seule l'idée d'aller à la Poste me rebute. Sinon j'en aurais déjà collé partout. (des stickers, pas des timbres)

Je fais mumuse avec Gmail, épisode 5

Je suis une working-girl qui ne travaille pas, mais j'ai toujours plein de choses à faire. Overbookée ça s'appelle. Je suis aussi une fille organisée (à défaut d'ordonnée), qui adore les To-do lists.

Et où ranger une To-do list pour être sûre de la trouver, de la voir, pour qu'elle puisse remplir son rôle de pense-bête à la perfection? Dans Gmail bien sûr! Puisque je suis plus souvent derrière Gmail que devant mon frigo (vide).

Avant, j'avais un plugin Remember the Milk (un organiseur de tâches trop marrant). Et puis je l'ai enlevé, ça mettait du temps à se charger et je passais ma vie à décaler les obligations que j'avais remises au lendemain : c'était daté : aujourd'hui je dois faire ça, demain ceci.

Heureusement super Gmail Labs a dévéloppé un module "Tasks". Une bête liste de tâches. Suffit de cliquer sur + pour en ajouter une. Et ce qui est vraiment top : vous recevez un mail (par exemple le nom de la personne à qui vous devez faire un cadeau pour le diner de Noël), au lieu de le starer et de mettre trois plombes à le retrouver, parce que comme moi, vous starrez tout ce à quoi il faut que vous répondiez, forwardiez, pensiez etc, vous faites Shift T et hop, ça s'ajoute tout seul dans la liste de tâches.

Si comme ma maman vous êtes réfractaire aux raccourcis claviers, vous pouvez aussi aller chercher dans "More Actions" le "Add to Tasks". (Bon ma maman est aussi réfractaire à Gmail, elle préfère Hotmail, sacrilège)

Et voilà. Le mail à l'origine de cette tâche reste lié, et si j'oublie à qui je dois faire le cadeau, puisque je ne peux plus oublier de le faire, je clique sur "related mail".

Pour activer le "Tasks", comme d'habitude : Settings > Labs > Tasks

Je fais mumuse avec Gmail, épisode 3

Je ne suis pas la seule à concocter des nouveaux thèmes, tout beaux tout roses : Gmail aussi. C'est ma découverte de la soirée. Gmail se charge, (oui il est minuit, je rentre chez moi, j'allume l'ordi et je vérifie ma boite mail, je suis accro j'avoue tout) et chose étrange, il est tout bleu (plus bleu que d'habitude). Et en haut un lien qui dit "Themes Labs". Dans ma petite cervelle, j'en déduis que ça doit vouloir dire qu'on peut changer les thèmes et les couleurs de l'interface et que possiblement, il en existe un rose. Bingo! Avec des fleurs girly en plus, j'adore. Voyez-vous ça : (Là il est un peu flou parce que je l'ai beaucoup étiré pour que vous voyez bien le design mais moins bien mes mails perso...)

Gmail et moi, sommes de plus en plus sur la même longueur d'ondes. Quand j'aurai un téléphone portable 3G, je crois même que nous deviendrons inséparables.
Étant donné qu'il m'a proposé tout seul de tester les nouveaux thèmes, je ne sais pas trop où trouver cette merveille. Je pensais qu'il serait en bonne place dans "Labs" mais non. Et comme il est minuit et que j'ai fini de lire mes mails, je chercherai plus tard, ne m'en veuillez pas.

Edit : comme je suis sympa et que je ne veux pas que vous passiez la journée à chercher, apparemment soit c'est dans Paramètres>Thèmes, soit vous y aurez accès plus tard.

Je fais mumuse avec Gmail, épisode 2

Après avoir découvert récemment les smileys dans Gmail, je m'amuse fortement avec les outils encore en test avec "Labs".

J'ai donc :

• viré le chat à droite, parce qu'à gauche, il cache toutes mes libellés (j'ai trop de contacts rapides)
• installé un mini Google Calendar qui me rappelle les choses que je dois faire
• installé le Forgotten Attachment Detector : l'outil qui vous rappelle d'envoyer une pièce-jointe si vous dites dans le mail que vous en envoyez une. Sauf que comme je parle français ça ne marche pas trop

• Installé un bouton "Mark as read" pour ne plus avoir à aller le chercher dans le menu déroulant
  
• Custumisé les éléments à suivre "starred" : à la place d'une bête étoile jaune, je peux mettre un point d'exclamation rouge, une coche verte, une étoile bleue

On trouve aussi toutes sortes de choses drôles mais que je n'ai pas mises :

• l'email addict qui vous empêche de voir vos mails et de chatter pendant 15 minutes, histoire de vous désintoxifier un peu. (Le fait que je ne l'ai pas installé prouve bien que je ne suis pas prête à commencer volontairement ma cure de désintox, l'idée que mon Gmail soit bloqué pendant 15 minutes me donne des sueurs froides)
• le mail goggles : ça c'est super drôle : la boîte mail vous fait faire des calculs pour vérifier que vous n'êtes ni bourré ni trop fatigué et que vous pensez ce que vous écrivez. Si vous n'arrivez pas à calculer, je suppose qu'il vous empêche d'envoyer le message. Evite les mails qu'on regrette d'avoir envoyés. Vous pouvez bien sûr paramétrer les horaires pour qu'il ne vous demande pas de compter toute la journée. Le problème c'est que même à jeun et en pleine forme, j'ai du mal avec les tables de multiplications et le calcul mental...

• et plein d'autres choses encore

Si vous aussi vous voulez jouer, c'est très facile, vous allez dans Settings, puis tout au bout dans Labs. (Je ne sais pas si ça marche avec la version française)

Gmail is smiling

Gmail et moi c'est une grande histoire d'amour. Pour Gmail, j'ai quitté Yahoo, assassiné Hotmail (j'ai eu un peu de mal à trouver comme exterminer définitivement une boite hotmail, mais j'ai adoré la sacager).

Gmail regroupe tous les mails d'une même conversation, finis les 180 messages à lire en rentrant, parce que ce jour là, le groupe d'amis a été particulièrement bavard. Hop les messages se mettent bien en dessous les uns des autres. Quand on a des conversations de 1 à 100 messages, ça se révèle fort utile.

Avec Gmail, je gère toutes mes adresses mail, poubail, officiails, professiomail. Avec Gmail, je trie mes amis pour que leur messages se mettent directement dans le dossier correspondant. Gmail intercepte les spams, et filtre mes pubs.

Gmail me parle anglais US comme ça j'ai accès aux nouvelles fonctionnalités avant la .fr.

Et maintenant Gmail me sourit, même dans les messages. Jusqu'à maintenant, il ne riait que dans le chat. Et, là, je viens de remarquer une petite icône dans la palette de mise en forme, et quand on clique, tout plein de petits bonshommes émoticones, smileys et compagnie apparaissent et sautent dans tous les sens.

Pour l'instant, il ne convertit pas automatiquement les :) et les :D, mais c'est déjà une belle évolution.

Vous allez me dire, "mouais ça sert à rien". Mais si pourtant : Maintenant, quand je ferai une blague, mais que je ne suis pas sûre que le destinataire comprenne et qu'il ne le prenne pas au premier degré, je pourrais mettre un ou un , au lieu d'écrire LOL

Et puis le crabe est super fun